隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各類場所之間的業(yè)務(wù)往來越發(fā)密切，人員流動因此加快、人員身份也更為復(fù)雜。為保障各類場所工作安全有序開展，來訪人員出入管理應(yīng)運而生。
人員出入管理需求催生了一系列行業(yè)的發(fā)展。上世紀(jì)末，國內(nèi)經(jīng)濟高速發(fā)展，出入同一個場所人員增多，身份也變得復(fù)雜。由于場所內(nèi)安全事故頻發(fā)，人們想阻止無關(guān)人員進入，于是通道行業(yè)在國內(nèi)出現(xiàn)。經(jīng)過數(shù)年沉淀，通道行業(yè)市場規(guī)模形成，行業(yè)趨于成熟。
進入本世紀(jì)，經(jīng)濟繼續(xù)高速發(fā)展，大量中小型公司涌現(xiàn)，市政建設(shè)也不斷增加。于是在通道處設(shè)限已不能滿足需求，門禁系統(tǒng)接著引入，門禁系統(tǒng)將出入安全控制在了每一個公司。而后，我們甚至想控制來訪者的訪問樓層，于是出現(xiàn)了梯控系統(tǒng)。
時代繼續(xù)前進，業(yè)務(wù)往來更加頻繁，人員訪問也更加復(fù)雜。于是通道、門禁、梯控的結(jié)合也不能滿足需求了。
縱觀整個人員出入管理發(fā)展歷程，我們會發(fā)現(xiàn)，這所有的行業(yè)其實都在解決一個問題：讓正規(guī)來訪進行，阻止無關(guān)人員進入。但通道、門禁、梯控似乎只做了局部限制，當(dāng)他進入場所以后我們就失去了對他的控制。正如一個人來敲了我們家的門，只要他敲了門，門就會開，如果他擁有我家臥室門的鑰匙，便可以進入任何一個房間，而我們沒辦法對他進行管制，安全事故也因此發(fā)生。
現(xiàn)在，我們到底想要怎樣的人員出入管理呢？
我們希望訪客拜訪是這樣的：你有權(quán)拜訪，但我有權(quán)不開門，不接受拜訪。我們不愿接納威脅公司安全、擾亂公司秩序的拜訪者，同時我們也希望能夠在方便的時候接受拜訪，不方便的時候拒絕拜訪。當(dāng)然，不管是接受訪問還是拒絕訪問，我們希望你的訪問經(jīng)歷是愉快的。
于是，訪客管理誕生了，訪客管理即是解決訪問者的拜訪管理問題。目前市面上存在三種訪客管理手段，一是手工登記來訪人員信息，安保（前臺）工作人員確認(rèn)；二是計算機系統(tǒng)驗證身份信息，安保人員確認(rèn)；三是訪客通過自助訪客端主動登記信息，進入場內(nèi)管理方也可查看到來訪者的場內(nèi)運行軌跡，做到了良好場內(nèi)管理。
一、基于手工登記的被動訪客系統(tǒng)
我們假設(shè)應(yīng)用場所已經(jīng)使用了通道、梯控、門禁出入管理系統(tǒng)。來訪者到達入口或前臺，告知安保人員將要訪問的公司或人員以及訪問原因，安保人員致電被訪公司確認(rèn)是否允許，如果允許訪問，訪問者在登記簿上填寫身份信息，安保人員檢驗后發(fā)通行卡。訪問者完成訪問后到達出口處，通道設(shè)備吞卡，或來訪者直接將卡歸還前臺。
但這樣的訪客管理存在明顯缺陷，眾多現(xiàn)實案例紛紛證明了存在的問題。例如：
來訪者身份不易確認(rèn)：來訪人員手工登記身份，可能出現(xiàn)隱藏身份、登記假信息情況；因人不同，字跡也各不相同，因此對來訪人員身份難以辨認(rèn)。且不說來訪者的登記，我們甚至不能確保每一位安保人員都盡職盡責(zé)，安保人員不仔細(xì)核對登記信息，絕大多數(shù)登記也都流于形式，根本不能做到對來訪者的有效管理。
紙質(zhì)訪客登記單管理不便：訪客信息采用紙質(zhì)登記，紙質(zhì)登記單容易丟失、容易損壞，不易保存，對歷史數(shù)據(jù)查找很不方便，如果一個月后才發(fā)現(xiàn)來訪者存在問題，要在大疊的登記表中找到問題訪客如同大海撈針。
人員登記效率低：人員安全是一方面，另一方面，人員登記效率極低。隨著時代發(fā)展，在一些城市綜合體、高端寫字樓、市政場所來訪人員量非常大，安保人員必須致電每一家被訪企業(yè)確認(rèn)，登記速度緩慢。登記速度過慢勢必造成人員擁堵，大量人員擁堵在入口處不僅給來訪者帶來不良體驗，更有損場所形象。相信我們很多人都有到某公司辦事，卻被長時間堵在入口或前臺的不快經(jīng)歷。
人員登記訪客來訪體驗不好：在如今人人要求平等的年代，訪問者得到被訪者的尊重直接影響著雙方的業(yè)務(wù)合作。有時，物業(yè)為保障來訪安全的權(quán)責(zé)劃分，甚至要求必須由被訪者引領(lǐng)來訪者才能進入，嚴(yán)重影響來訪者的時間和心情，他難免不會將情緒歸結(jié)在被訪者身上。
通過人員進行登記的訪客管理事實上起步較早，在通道和門禁發(fā)展階段就已經(jīng)存在，但許多人員登記僅僅流于形式，并沒有真正的做到對來訪者進行管理。而正是由于人員訪客登記方式的諸多問題，在計算機如此發(fā)達的時代，人們發(fā)明了用計算機代替手工登記的訪客系統(tǒng)。
二、基于計算機簡單登記的被動訪客系統(tǒng)
正是由于手工登記的諸多問題，人們開始將來訪者登記轉(zhuǎn)移到了電腦上，計算機登記能夠解決手工登記的一些問題，例如：
計算機代替人工登記，避免了字跡不清、錯位等問題；
計算機訪客系統(tǒng)與證件掃描儀相連，無需輸入，直接掃描即可完成對來訪者身份的確認(rèn)，掃描儀可直接讀取一代身份證、二代身份證、駕照、護照、軍官證、港澳臺通行證等有效證件；計算機登記加快了訪客登記速度。
計算機訪客系統(tǒng)與監(jiān)控設(shè)備相連，監(jiān)控設(shè)備實時抓拍來訪者當(dāng)前圖像，在電腦界面上將其與身份證件圖像進行對比、保存，如此使得信息更加可靠安全。
但計算機登記式訪客系統(tǒng)還處于僅僅確認(rèn)訪客信息的階段。而訪客管理并不僅僅是為了確認(rèn)訪客信息。從目前的市場形勢看，最先促發(fā)訪客需求的將是人員流動大、身份復(fù)雜的場所，例如政府、法院、市民中心、檢察院、大型城市綜合體、高端寫字樓等。這些場所管理方想要對來訪人員進行管理，從而確保多種業(yè)務(wù)的正常開展，但同時，由于場所的公開性，他們又要保持良好的社會形象和平等觀念，而這種基于簡單登記的訪客系統(tǒng)就沒有辦法滿足需求了。
不能應(yīng)付大流量的來訪者
因為計算機訪客登記僅僅是將手工登記轉(zhuǎn)移到計算機上，雖然登記時間較手工登記有所提高，但如果在人流量大的場所，如市民中心、城市綜合體等，擁堵情況還是經(jīng)常發(fā)生。因為場所中前臺一般設(shè)置一個，工作人員配備兩個，而計算機訪客登記終端一般也只能配備一臺，這和之前的手工登記配置基本一樣。因此還是起不到來訪人員登記分流作用，速度當(dāng)然不可能快很多。
不能做到良好的用戶體驗
正如上文所說，目前促發(fā)需求的多是市政建設(shè)和高檔商務(wù)中心，訪問這些場所的人員通常對平等性、服務(wù)態(tài)度和受尊重性的要求更高，長時間的前臺等候終將消磨來訪者的耐心；而且，訪客來訪，必須經(jīng)過前臺安保人員的身份檢驗，這是在假設(shè)來訪者會威脅場所安全的情況下迫使登記的。
在來訪者眼里，他僅僅需要被訪者的確認(rèn)即可。因此，這樣的訪客登記實際上并沒有做到很好的用戶體驗。
不能對來訪者場內(nèi)運動軌跡進行管理
正如我們前文對訪客系統(tǒng)的設(shè)想，我們不僅想確認(rèn)來訪者的身份，我們同樣希望在不影響他訪問的同時對他場內(nèi)的運動軌跡進行管理。如才才是我們真正需要的訪客管理系統(tǒng)，而這種簡單的訪客登記做不到。
場所形象沒有得到改善
如果場所前臺擁堵大量來訪者，場所形象從何而來？
計算機訪客登記雖然依然存在問題，但還是順應(yīng)了訪客管理趨勢，部分企業(yè)看到了計算機訪客管理這塊大蛋糕，也推出了相應(yīng)的訪客管理軟件或終端，例如北洋智能、德生、中振興業(yè)、博納思、漢威信等。這些企業(yè)也為訪客管理領(lǐng)域做出了相當(dāng)?shù)呢暙I。
三、未來是主動式智能訪客管理的天下
不管是上文的手工登記，還是計算機登記，其實都不是成熟的訪客管理，他們僅僅做了訪客管理的一個部分——身份確認(rèn)。目前市場需要的是能夠給用戶帶來良好體驗，又可確保安全訪問的訪客管理系統(tǒng)！這種訪客管理不僅要確保他進入場所的身份安全，同時要確保他場所內(nèi)部的訪問安全。
那么，在這個用戶體驗為主的時代，怎樣才能既做到優(yōu)秀的用戶體驗、又做到高效安全的訪客管理呢？答案只有一個，化被動為主動！我們可以在入口處設(shè)置自助式的訪客終端，客戶自行刷卡或致電被訪者即可判斷是否允許訪問，自助訪客終端登記速度比被動式的登記速度更快；且能夠與通道、梯控、門禁聯(lián)動，實現(xiàn)對訪客場內(nèi)軌跡的查看；同時，我們可以根據(jù)場所人流量配置多臺自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵。
筆者相信，被動式訪客登記系統(tǒng)只是過渡產(chǎn)品，真正的訪客管理將是主動式智能管理的天下。我不得不說我佩服那些有著敏銳嗅覺并快速反應(yīng)的企業(yè)。就我所知，單做訪客機排隊機起家的中振以及在通道行業(yè)頗有影響力的杭州立方已經(jīng)將主動式智能訪客管理系統(tǒng)推向了市場，并成功運用在了法院、商務(wù)大樓等場所。其中中振推出了MR-H8電話-短信訪客登記一體機，該款機型支持來訪者自助登機和預(yù)約登記功能。來訪者到達場所后，可在登記設(shè)備上自助登記身份信息，設(shè)備將自動撥通被訪人電話，確認(rèn)是否發(fā)卡；這張卡可通過通道閘機、電梯、門禁，帶領(lǐng)訪客暢通無阻的到達被訪人區(qū)域；同時這款機子還支持網(wǎng)絡(luò)預(yù)約功能，被訪人通過瀏覽器登記預(yù)約來訪人身份和手機號，系統(tǒng)便會自動給來訪人手機發(fā)送短信預(yù)約號，來訪人到達大廳后，直接輸入預(yù)約號即可吐卡。
中振是單做訪客機廠家中的領(lǐng)先者，但要實現(xiàn)真正意義上的主動式訪客管理，他們的自助訪客機必須要和通道、梯控、門禁聯(lián)動。訪客機用來確認(rèn)來訪人員身份，其他系統(tǒng)用來管理場內(nèi)運動軌跡，因此中振便需要與其他廠家的系統(tǒng)接入，進行二次開發(fā)。
而杭州立方也早在08年就將自助訪客管理系統(tǒng)運用在了項目中。立方本是一卡通廠家，且在一卡通領(lǐng)域都有一定的影響力，而自助訪客系統(tǒng)的接入則使得立方成為了目前唯一一家能夠提供來訪人員出入管理整體解決方案的一卡通廠家。
立方的訪客流程與中振相似，但他的訪客系統(tǒng)相比于中振訪客一體機又要更進一層，立方有一款VOIP視頻自助訪客管理系統(tǒng)，它是利用場內(nèi)IP網(wǎng)絡(luò)，將模擬聲音轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號在網(wǎng)絡(luò)上實時傳遞，來訪者利用自助終端上的VOIP電話與被訪者直接視頻通話，經(jīng)被訪者確認(rèn)后，終端發(fā)卡。就立方工作人員介紹，VOIP自助視頻訪客系統(tǒng)是全國第一套全球第二套利用IP網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)訪客來訪管理的自助訪客管理系統(tǒng)，現(xiàn)在這套系統(tǒng)也已經(jīng)成功運用在了多個項目上，例如上海的越洋廣場，中信廣場，即是將自助訪客系統(tǒng)、通道、梯控、門禁組成一整套人員出入整體解決方案，真正實現(xiàn)了來訪人員的一卡通管理。聽說最近他們又推出了自助語音訪客系統(tǒng)，這套系統(tǒng)不僅能夠?qū)νǖ缹崿F(xiàn)一卡通管理，由于來訪人員身份被同時記錄在了系統(tǒng)和卡片內(nèi)，訪客進入場內(nèi)，他的活動軌跡可在管理中心清晰的反應(yīng)出來。這套系統(tǒng)經(jīng)過個性化定制后已經(jīng)運用在了廣州中級人民法院。立方這套訪客管理系統(tǒng)才真正達到了我們主動式訪客管理的要求。
四、智能化訪客管理，一卡通企業(yè)有先天優(yōu)勢
目前來訪人員管理的市場形勢是大多數(shù)采用人工訪客登記，少部分采用計算機訪客登記；而現(xiàn)有的計算機訪客系統(tǒng)又以單做訪客系統(tǒng)廠家為主，少有訪客管理整體解決方案提供商。但訪客管理市場不容小覷，看看那些純手工登記的場所吧，那都是我們的市場！
那么訪客管理這塊大蛋糕，到底會被哪些人瓜分呢？一個是市場反應(yīng)敏捷的訪客登記系統(tǒng)廠家，另一個是一卡通廠家。智能一卡通廠家進入訪客管理領(lǐng)域有先天優(yōu)勢；
第一，訪客管理應(yīng)和通道、梯控、門禁聯(lián)動，他本是人員出入管理的一部分，目前一卡通廠家已經(jīng)實現(xiàn)了對通道、梯控、門禁的聯(lián)動，只要能生產(chǎn)出符合市場需求的訪客管理軟件和設(shè)備，便可立即接入原一卡通系統(tǒng)，形成訪客管理整體解決方案；
第二訪客管理的目標(biāo)客戶就是現(xiàn)有的一卡通系統(tǒng)的目標(biāo)客戶；就現(xiàn)在的市場需求看，最先促發(fā)訪客管理需求的客戶將以黨軍政機關(guān)、公檢法要害部門、事業(yè)單位、金融機構(gòu)、大型商務(wù)大廈為主；
第三，一卡通廠家擁有成熟的人員出入管理研發(fā)團隊；
第四，一卡通廠家擁有現(xiàn)成的通道營銷團隊。
如此，一卡通廠家為什么不去嘗試一下呢？
因此，一卡通廠家才是未來訪客系統(tǒng)市場最大的贏家。
人們都說企業(yè)是利益驅(qū)使，但喬布斯的蘋果不正是一個企業(yè)嗎，可他的企業(yè)卻改變了音樂播放行業(yè)、PC行業(yè)、手機行業(yè)、出版行業(yè)等七大行業(yè)，你能不說蘋果是一個偉大的企業(yè)嗎？而他們都是在為行業(yè)創(chuàng)造價值的同時收獲了利潤。作為一個從事一卡通事業(yè)的工作者，我也同時佩服那些在一卡通領(lǐng)域做出卓越貢獻，帶來行業(yè)價值的企業(yè)，因為他們的嘗試與創(chuàng)新使得整個行業(yè)不斷前進。
希望，在訪客管理領(lǐng)域，能有更多的一卡通廠家投入到其中來，相信你們在為訪客管理行業(yè)創(chuàng)造價值的同時，也同樣會收獲更多的驚喜。你們會發(fā)現(xiàn)，智能化的訪客管理系統(tǒng)市場，在未來擁有有無限潛力！
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